Varslingspolicy
Hvem kan varsle
Retten til å varsle gjelder:
- Ansatte og tidligere ansatte
- Jobbsøkere
- Konsulenter, praktikanter og innleid personell
- Leverandører, underleverandører og deres ansatte
- Styremedlemmer og andre med oppdrag for organisasjonen
Personlige klager som bare gjelder egen arbeidssituasjon eller konflikt med en kollega bør primært håndteres etter vanlige HR-rutiner (se «Hvordan andre saker rapporteres»).
Hvordan andre saker rapporteres
Saker om eget arbeidsforhold, som arbeidsmiljø, lønn, trivsel eller samarbeid mellom kolleger, skal ikke rapporteres gjennom varslingskanalen.
Slike saker skal i stedet håndteres gjennom:
- Nærmeste leder
- HR-avdelingen
Personlige klager som bare gjelder egen arbeidssituasjon eller konflikt med en kollega bør primært håndteres etter vanlige HR-rutiner (se «Hvordan andre saker rapporteres»).
Varsling
Varsler kan sendes gjennom organisasjonens varslingskanal: Varsling Varsling
Varsler kan gis skriftlig, muntlig eller i et personlig møte på forespørsel. Varsling kan skje anonymt eller med navn.
For en rettferdig og effektiv behandling bør varselet om mulig inneholde:
- En beskrivelse av hva som har skjedd
- Datoer og steder
- Berørte eller involverte personer
- Eventuelle støttedokumenter eller bevis
Hvem mottar varselet
Organisasjonen har utpekt HR og koordinatoren for drift og utvikling som mottakerfunksjon for varsler.
Mottakeren er ansvarlig for å:
- Bekrefte mottak innen to uker
- Behandle saken innen to måneder
- Vurdere om saken omfattes av varslerloven
- Iverksette og følge opp undersøkelsen objektivt og konfidensielt
- Dokumentere prosessen i samsvar med gjeldende regler
Tilbakemelding
Den som har sendt et varsel, skal når kontaktinformasjon finnes få tilbakemelding innen to måneder etter mottaksbekreftelsen.
Tilbakemeldingen skal inneholde informasjon om:
- Gjennomførte eller planlagte tiltak
- Sakens status, så langt den kan deles uten å sette undersøkelsen eller berørte personer i fare
Personopplysninger og anonymitet
Alle personopplysninger som behandles i varslingsfunksjonen håndteres i samsvar med personvernforordningen (GDPR).
Informasjon lagres bare så lenge det er nødvendig for å undersøke og følge opp saken. Varsleren kan være anonym, men det kan begrense muligheten for tilbakemelding.
Bare autorisert personell har tilgang til varslene, og konfidensialitet ivaretas strengt.
Misbruk
Varslingsfunksjonen skal ikke brukes til bevisst å gi falske eller villedende opplysninger.
Bevisst falske varsler kan føre til disiplinære tiltak eller i alvorlige tilfeller rettslige konsekvenser.
Ansvar
Ledelsen har ansvar for at varslingsfunksjonen er kjent, tilgjengelig og trygg å bruke.
Mottakerfunksjonen har ansvar for korrekt behandling av innkommende varsler.
Alle ansatte og partnere har et felles ansvar for å opptre etisk og varsle om alvorlige kritikkverdige forhold når de oppdages.