Hinweisgeberrichtlinie
Wer kann Hinweise melden?
Das Melderecht gilt für:
- Beschäftigte und ehemalige Beschäftigte
- Bewerberinnen und Bewerber
- Berater, Praktikanten und überlassenes Personal
- Lieferanten, Unterauftragnehmer und deren Beschäftigte
- Vorstandsmitglieder und weitere beauftragte Personen der Organisation
Persönliche Beschwerden über die eigene Arbeitssituation oder Konflikte mit Kollegen sind vorrangig über die üblichen Personalverfahren zu klären.
Wie werden andere Anliegen gemeldet?
Anliegen zu Arbeitsbedingungen, Gehalt, Arbeitszufriedenheit oder Zusammenarbeit mit Kollegen gehören nicht in den Hinweisgeberkanal.
Diese Anliegen sind zu richten an:
- Ihre direkte Führungskraft
- Die Personalabteilung
Persönliche Beschwerden über die eigene Arbeitssituation oder Konflikte mit Kollegen sind vorrangig über die üblichen Personalverfahren zu klären.
Hinweise melden
Hinweise können über den Meldekanal der Organisation eingereicht werden. Meldekanal öffnen
Hinweise können schriftlich, mündlich oder in einem auf Wunsch vereinbarten persönlichen Gespräch gemeldet werden. Die Meldung kann anonym oder mit Namen erfolgen.
Für eine faire und wirksame Bearbeitung sollten Sie nach Möglichkeit angeben:
- Eine Beschreibung des Sachverhalts
- Datum und Ort
- Beteiligte oder betroffene Personen
- Unterlagen oder sonstige Belege
Wer erhält die Hinweise?
Die Personalabteilung und die Koordination für Betrieb und Entwicklung sind für den Eingang der Hinweise zuständig.
Die zuständige Funktion übernimmt:
- Eingangsbestätigung innerhalb von zwei Wochen
- Bearbeitung innerhalb von zwei Monaten
- Prüfung, ob das Hinweisgebergesetz anwendbar ist
- Einleitung und Durchführung einer objektiven, vertraulichen Untersuchung
- Dokumentation nach den geltenden Vorschriften
Rückmeldung
Sofern Kontaktdaten vorliegen, erhält die meldende Person innerhalb von zwei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung.
Die Rückmeldung umfasst insbesondere:
- Ergriffene oder geplante Maßnahmen
- Den Bearbeitungsstand, soweit Untersuchung und betroffene Personen dadurch nicht gefährdet werden
Personenbezogene Daten und Anonymität
Personenbezogene Daten im Hinweisgeberverfahren werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.
Informationen werden nur so lange aufbewahrt, wie es für Untersuchung und Nachverfolgung erforderlich ist. Anonyme Meldungen sind möglich, können jedoch die Rückmeldung einschränken.
Nur befugte Personen haben Zugriff. Die Vertraulichkeit wird strikt gewahrt.
Missbrauch
Der Meldekanal darf nicht für bewusst falsche oder irreführende Hinweise genutzt werden.
Bewusst falsche Angaben können disziplinarische Maßnahmen oder in schweren Fällen rechtliche Folgen nach sich ziehen.
Verantwortung
Die Geschäftsleitung stellt sicher, dass das Verfahren bekannt, zugänglich und sicher ist.
Die empfangende Funktion gewährleistet eine ethische und vertrauliche Bearbeitung.
Beschäftigte und Partner tragen gemeinsam die Verantwortung, ethisch zu handeln und festgestelltes schwerwiegendes Fehlverhalten zu melden.