Ilmoituskanavan käytäntö
Kuka voi tehdä ilmoituksen
Ilmoitusoikeus koskee seuraavia henkilöitä:
- Nykyiset ja entiset työntekijät
- Työnhakijat
- Konsultit, harjoittelijat ja vuokratyöntekijät
- Toimittajat, alihankkijat ja heidän työntekijänsä
- Hallituksen jäsenet ja muut organisaation toimeksiantoja hoitavat henkilöt
Henkilökohtaiset valitukset, jotka koskevat vain omaa työtilannetta tai ristiriitaa työtoverin kanssa, tulee ensisijaisesti käsitellä tavallisten henkilöstömenettelyjen kautta (katso ”Muiden asioiden ilmoittaminen”).
Muiden asioiden ilmoittaminen
Omaan työsuhteeseen liittyviä asioita, kuten työympäristöä, palkkaa, työtyytyväisyyttä tai yhteistyötä, ei tule ilmoittaa tämän kanavan kautta.
Nämä asiat käsitellään sen sijaan seuraavien tahojen kautta:
- Oma esihenkilö
- Henkilöstöosasto
Henkilökohtaiset valitukset, jotka koskevat vain omaa työtilannetta tai ristiriitaa työtoverin kanssa, tulee ensisijaisesti käsitellä tavallisten henkilöstömenettelyjen kautta (katso ”Muiden asioiden ilmoittaminen”).
Ilmoittaminen
Ilmoitukset voidaan tehdä organisaation ilmoituskanavassa: Ilmoittaminen Ilmoittaminen
Ilmoitus voidaan tehdä kirjallisesti, suullisesti tai pyynnöstä henkilökohtaisessa tapaamisessa. Ilmoituksen voi tehdä nimettömänä tai omalla nimellä.
Oikeudenmukaista ja tehokasta käsittelyä varten ilmoitukseen tulisi mahdollisuuksien mukaan sisällyttää:
- Kuvaus tapahtuneesta
- Päivämäärät ja paikat
- Asiaan liittyvät tai sen kohteena olevat henkilöt
- Mahdolliset asiakirjat tai todisteet
Kuka vastaanottaa ilmoituksen
Organisaatio on nimennyt henkilöstöosaston sekä toiminnan ja kehityksen koordinaattorin vastaanottamaan ilmoitukset.
Vastaanottaja vastaa seuraavista tehtävistä:
- Vastaanoton vahvistaminen kahden viikon kuluessa
- Asian käsittely kahden kuukauden kuluessa
- Sen arviointi, kuuluuko asia ilmoittajansuojalain soveltamisalaan
- Selvityksen käynnistäminen ja seuranta puolueettomasti ja luottamuksellisesti
- Prosessin dokumentointi sovellettavien sääntöjen mukaisesti
Palaute
Ilmoittajan tulee saada palaute kahden kuukauden kuluessa vastaanoton vahvistamisesta, jos yhteystiedot ovat saatavilla.
Palautteessa tulee olla tietoa seuraavista asioista:
- Toteutetut tai suunnitellut toimenpiteet
- Asian tila siltä osin kuin se voidaan kertoa vaarantamatta selvitystä tai siihen liittyviä henkilöitä
Henkilötiedot ja nimettömyys
Kaikkia ilmoituskanavassa käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin asian selvittäminen ja seuranta edellyttävät. Ilmoittaja voi pysyä nimettömänä, mutta tämä voi rajoittaa palautteen antamista.
Vain valtuutetulla henkilöstöllä on pääsy ilmoituksiin, ja luottamuksellisuutta noudatetaan tarkasti.
Väärinkäyttö
Ilmoituskanavaa ei saa käyttää tahallisesti väärien tai harhaanjohtavien tietojen antamiseen.
Tietoisesti väärät ilmoitukset voivat johtaa kurinpitotoimiin tai vakavissa tapauksissa oikeudellisiin seuraamuksiin.
Vastuu
Johto vastaa siitä, että ilmoituskanava on tunnettu, saavutettava ja turvallinen käyttää.
Vastaanottava taho vastaa saapuvien ilmoitusten asianmukaisesta käsittelystä.
Kaikilla työntekijöillä ja kumppaneilla on yhteinen vastuu toimia eettisesti ja ilmoittaa havaitsemistaan vakavista väärinkäytöksistä.