Whistleblowerpolitik
Hvem kan indberette?
Retten til at indberette gælder for:
- Medarbejdere og tidligere medarbejdere
- Jobansøgere
- Konsulenter, praktikanter og indlejet personale
- Leverandører, underleverandører og deres medarbejdere
- Bestyrelsesmedlemmer og andre personer med opgaver for organisationen
Personlige klager, der kun vedrører egen arbejdssituation eller en konflikt med en kollega, bør primært håndteres via vores almindelige HR-procedurer.
Hvordan indberettes andre forhold?
Spørgsmål om egen ansættelse, såsom arbejdsmiljø, løn, arbejdsglæde eller samarbejde mellem kolleger, skal ikke indberettes via whistleblowerkanalen.
Sådanne forhold skal i stedet rettes til:
- Din nærmeste leder
- HR-afdelingen
Personlige klager, der kun vedrører egen arbejdssituation eller en konflikt med en kollega, bør primært håndteres via vores almindelige HR-procedurer.
Indberetning
Indberetninger kan indgives via organisationens whistleblowerkanal. Gå til whistleblowerkanalen
Indberetningen kan ske skriftligt, mundtligt eller ved et personligt møde efter aftale. Den kan være anonym eller med navn.
For at sikre en retfærdig og effektiv behandling bør indberetningen så vidt muligt indeholde:
- En beskrivelse af hændelsen
- Dato(er) og sted(er)
- Involverede eller berørte personer
- Eventuelle dokumenter eller beviser
Hvem modtager indberetningen?
Organisationen har udpeget HR og koordinatoren for drift og udvikling som modtagende funktion for whistleblowerindberetninger.
Modtageren er ansvarlig for at:
- Bekræfte modtagelsen inden for to uger
- Behandle sagen inden for to måneder
- Vurdere, om sagen er omfattet af whistleblowerloven
- Igangsætte og følge op på undersøgelsen objektivt og fortroligt
- Dokumentere processen i overensstemmelse med gældende regler
Tilbagemelding
Den, der har indgivet en indberetning, skal – hvis kontaktoplysninger foreligger – modtage en tilbagemelding inden for to måneder efter bekræftelsen af modtagelsen.
Tilbagemeldingen skal indeholde oplysninger om:
- Trufne eller planlagte tiltag
- Sagens status (i det omfang det kan oplyses uden at skade undersøgelsen eller de involverede personer)
Personoplysninger og anonymitet
Alle personoplysninger, der behandles i whistleblowerfunktionen, håndteres i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR).
Oplysningerne opbevares kun, så længe det er nødvendigt for at undersøge og følge op på sagen. Den indberettende kan vælge at være anonym, men det kan begrænse muligheden for tilbagemelding.
Kun autoriserede personer har adgang til indberetningerne, og fortroligheden overholdes nøje.
Misbrug
Whistleblowerfunktionen må ikke bruges til bevidst at indgive falske eller vildledende oplysninger.
Bevidst falske indberetninger kan føre til disciplinære foranstaltninger eller i alvorlige tilfælde retlige konsekvenser.
Ansvar
Ledelsen er ansvarlig for, at whistleblowerfunktionen er kendt, tilgængelig og sikker at bruge.
Den modtagende funktion er ansvarlig for korrekt håndtering af indkomne indberetninger.
Alle medarbejdere og samarbejdspartnere har et fælles ansvar for at handle etisk og indberette alvorlige forseelser, når de opdages.