Politica di whistleblowing
Chi può effettuare una segnalazione
Il diritto di effettuare una segnalazione si applica a:
- Dipendenti ed ex dipendenti
- Candidati a un impiego
- Consulenti, tirocinanti e personale in somministrazione
- Fornitori, subappaltatori e loro dipendenti
- Membri del consiglio di amministrazione e altre persone che svolgono incarichi per l’organizzazione
I reclami personali che riguardano esclusivamente la propria situazione lavorativa o un conflitto con un collega devono essere gestiti principalmente attraverso le normali procedure delle risorse umane (si veda la sezione «Come segnalare altre questioni»).
Come segnalare altre questioni
Le questioni relative al proprio rapporto di lavoro, come l’ambiente lavorativo, la retribuzione, la soddisfazione professionale o la collaborazione tra colleghi, non devono essere segnalate tramite il canale di whistleblowing.
Queste questioni devono invece essere affrontate tramite:
- Il proprio responsabile diretto
- Il dipartimento delle risorse umane
I reclami personali che riguardano esclusivamente la propria situazione lavorativa o un conflitto con un collega devono essere gestiti principalmente attraverso le normali procedure delle risorse umane (si veda la sezione «Come segnalare altre questioni»).
Modalità di segnalazione
Le segnalazioni possono essere inviate tramite il canale di whistleblowing dell’organizzazione: Whistleblowing Whistleblowing
Le segnalazioni possono essere effettuate per iscritto, verbalmente o, su richiesta, durante un incontro personale. È possibile segnalare in forma anonima o indicando il proprio nome.
Per consentire una gestione equa ed efficace, la segnalazione dovrebbe includere, se possibile:
- Una descrizione dei fatti
- Date e luoghi
- Persone coinvolte o interessate
- Eventuali documenti a supporto o prove
Chi riceve la segnalazione
L’organizzazione ha designato le risorse umane e il coordinatore delle attività operative e dello sviluppo come funzione incaricata di ricevere le segnalazioni di whistleblowing.
Il destinatario è responsabile di:
- Confermare la ricezione entro due settimane
- Gestire il caso entro due mesi
- Valutare se il caso rientra nella normativa in materia di whistleblowing
- Avviare e seguire l’indagine in modo obiettivo e riservato
- Documentare il processo nel rispetto della normativa applicabile
Riscontro
La persona che ha effettuato la segnalazione dovrebbe ricevere un riscontro entro due mesi dalla conferma di ricezione, se sono disponibili i suoi recapiti.
Il riscontro dovrebbe contenere informazioni su:
- Interventi adottati o previsti
- Lo stato del caso, nella misura in cui possa essere comunicato senza compromettere l’indagine o le persone coinvolte
Dati personali e anonimato
Tutti i dati personali trattati nell’ambito della funzione di whistleblowing sono gestiti conformemente al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Le informazioni vengono conservate solo per il tempo necessario a indagare e dare seguito al caso. Il segnalante può scegliere di rimanere anonimo; ciò può tuttavia limitare la possibilità di fornire un riscontro.
Solo il personale autorizzato ha accesso alle segnalazioni ricevute e la riservatezza viene rigorosamente tutelata.
Uso improprio
La funzione di whistleblowing non deve essere utilizzata per inviare intenzionalmente informazioni false o fuorvianti.
Le segnalazioni consapevolmente false possono comportare provvedimenti disciplinari o, nei casi gravi, conseguenze legali.
Responsabilità
La direzione è responsabile di garantire che la funzione di whistleblowing sia conosciuta, accessibile e sicura da utilizzare.
La funzione incaricata della ricezione è responsabile della corretta gestione delle segnalazioni pervenute.
Tutti i dipendenti e i partner condividono la responsabilità di agire in modo etico e di segnalare i comportamenti illeciti gravi di cui vengono a conoscenza.